Problem:
Häufig ist es erwünscht, dass Mitarbeiter ihre "Automatischen Antworten" (Out of Office) aktiv schalten, wenn sie nicht am Arbeitsplatz sind.
Der übliche Weg über "Datei" --> "Automatische Antworten" ist zwar auch nicht sehr herausfordernd, allerdings wird das gerne vergessen und ist auch erst einmal blöd, wenn ein Kollege krank wird und keinen Remotezugriff hat.

Lösung (gefunden im Internet):
In Outlook lassen sich Makros hinterlegen, die diese "Automatischen Antworten" beim Start von Outlook deaktivieren und beim Schließen wieder aktivieren.
Dazu benötigt man erst einmal einen "zeitneutralen" Satz für die Benachrichtigung, da die Meldung ja jetzt jeden Tag aktiv ist.
Also sowas wie:
"Sehr geehrte Damen und Herren,

zur Zeit bin ich nicht im Büro. Ihre Nachricht wird nicht automatisch weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich an ... usw."

Danach geht man in Outlook (in diesem Beispiel 2010) auf "Entwicklertools" und klickt auf "Visual Basic" (oder über Shortcut ALT + F11).

Dort sollte es ein 'Projekt1' geben. Das erweitern wir über "Microsoft Outlook Projekte" bis zu "This Outlook Session".
Diesen Punkt jetzt bitte anklicken, denn dort wollen wir unseren Code ausführen.

Jetzt im rechten (großen) Fenster folgenden Code eintragen:

Private Sub Application_Quit()
    OutOfOffice True
End Sub

Private Sub Application_Startup()
    'Entfernen Sie diese Subroutine wenn die Benachrichtigung nicht automatisch abgeschaltet werden soll.'
    OutOfOffice False
End Sub

Sub OutOfOffice(bolState As Boolean)
    Const PR_OOF_STATE = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x661D000B"
    Dim olkIS As Outlook.Store, olkPA As Outlook.PropertyAccessor
    For Each olkIS In Session.Stores
        If olkIS.ExchangeStoreType = olPrimaryExchangeMailbox Then
            Set olkPA = olkIS.PropertyAccessor
            olkPA.SetProperty PR_OOF_STATE, bolState
        End If
    Next
    Set olkIS = Nothing
    Set olkPA = Nothing
End Sub

Jetzt das Ganze über das Diskettensymbol speichern und danach schließen.

Das war es schon. Ab jetzt sollten die Benachrichtigungen immer aktiviert werden, wenn Outlook geschlossen wird.

Unschön ist, dass jetzt immer eine Abfrage zur Makrosicherheit kommt, aber das beschreibe ich im nächsten Artikel, da dies alle Makros betrifft:

Eigene Makros für Office (Outlook) mit selbst erstellten Zertifikaten signieren.